Les responsabilités du conseil d’administration

Le Conseil d’administration est élu pour administrer toutes les affaires de la corporation.

• Voir à l’atteinte de la mission du club, dans le respect des valeurs convenues.
• Opérer dans la transparence et avec éthique, et ce, dans le meilleur intérêt du club.
• Établir les stratégies et les plans nécessaires au développement continu du club.
• Assurer une pérennité et une saine gestion financière en se basant sur des prévisions budgétaires et une administration rigoureuse.
• Mettre en place une organisation efficiente et efficace dans le respect en favorisant le développement des personnes et un climat sain.
• Établir des objectifs et des moyens de mesure de la performance, de la qualité des services et de la satisfaction des membres en visant toujours l’amélioration continue.
• Établir les politiques et règlements nécessaires au bon fonctionnement du club.

Les membres du Conseil d’administration peuvent révoquer, modifier ou remettre en vigueur les règlements du club, mais chaque règlement, révocation, modification ou remise en vigueur d’un règlement, à moins qu’il ne soit ratifié dans l’intervalle par une assemblée générale de la corporation dûment convoquée à cette fin, n’est en vigueur que jusqu’à la prochaine assemblée annuelle de l’Association et s’il n’est pas ratifié à cette assemblée, il cesse d’être en vigueur mais à ce jour seulement.

Composition du conseil d’administration

Le Conseil d’administration compte un minimum de sept (7) membres actifs et il lui est loisible de désigner un Comité exécutif de quatre (4) membres. Les membres du Conseil d’administration ne sont pas rémunérés; seules les dépenses effectuées pour la corporation sont remboursables sur présentation de pièces justificatives. Deux membres actif d’une même famille peuvent faire partie d’un même conseil d’administration, cependant un (1) seul vote par famille sera admissible.

L’élection des dirigeants et du comité exécutif se fait immédiatement après l’assemblée générale ou à la réunion du conseil d’administration suivante. Les membres du nouveau conseil d’administration se réunissent pour élire les dirigeants et le comité exécutif ainsi que pour disposer des affaires en général.

Comité exécutif : Le comité exécutif est composé du président, du vice-président, du trésorier et du secrétaire. Les réunions du comité exécutif peuvent être tenues sans avis écrit, au temps et à l’endroit que détermine le président qui aura convoqué le comité.

Sujet aux restrictions que peut imposer le conseil d’administration, le comité exécutif peut exercer tous les pouvoirs ordinaires d’administration du conseil d’administration, sauf pour ce qui a trait aux actes qui lui sont réservés en vertu de la loi. Les actes du comité exécutif doivent être entérinés par le conseil d’administration dès la rencontre suivante et sont sujets à révision ou changement, pourvu que les droits des tiers n’en souffrent préjudice.

Rôles et responsabilités des membres du conseil d’administration

Les administrateurs : Les administrateurs, qui sont au nombre minimal de 7, sont élus pour une période de deux ans, lors de l’assemblée annuelle. Chaque année, en alternance, il y aura la moitié des postes électifs, ceci pour assurer la continuité de la gestion du club. Un administrateur peut être réélu pour un nombre indéterminé de mandats. Nonobstant ce qui précède, le mandat d’un administrateur se termine par son décès, sa démission, son inéligibilité aux termes de l’article 327 du Code civil du Québec ou par la perte de la qualité de membre de la Corporation du membre.

Conseil exécutif (4 personnes) :

Le président :
Le président est le premier dirigeant de la Corporation et il exerce une surveillance générale sur les affaires de celle-ci. Il préside toutes les assemblées des membres et des administrateurs. Il signe tous les documents qui peuvent requérir sa signature et il remplit tous les devoirs inhérents à sa charge. Il a tous les autres pouvoirs que le conseil d’administration peut lui donner à l’occasion. Il est porte-parole de la Corporation et agit comme représentant de l’employeur face aux employés et tierces parties.

• Encadre la mission et les objectifs du club pour la saison.
• Prépare et anime les réunions du CA.
• Représente le club auprès de Ville Saguenay et du Cégep de Jonquière
• Représente le club au sein de l’Association de natation Saguenay Lac-St-Jean Chibougamau-Chapais (ANA) et à la Fédération de natation du Québec ou délègue une personne en son absence.
• Signe les chèques.
• S’assure que les administrateurs jouent adéquatement leur rôle.
• Fait le lien hiérarchique entre le conseil et le personnel du club.
• Coordonne les actions à entreprendre.

Le vice-président :
Le vice-président exerce tous les pouvoirs et devoirs du président lorsque ce dernier est absent, est incapable d’agir ou refuse d’agir. Le vice-président a aussi tous les autres pouvoirs que le conseil d’administration peut lui assigner de temps à autre. Il est une relève en vue de remplacer le président à la fin de son mandat.

• Encadre la mission et les objectifs du club pour la saison.
• Assiste le président.
• Est responsable de la politique de non-violence.
• Est responsable de la gestion des conflits ou plaintes et fait un suivi au CA.
• Fait le lien entre le club et la Commission scolaire (sport-études).

Le secrétaire :
Le secrétaire doit rédiger, distribuer et conserver le procès-verbal des assemblées générales des membres, des réunions du conseil d’administration et des réunions du comité exécutif. Il voit à ce que tous les avis soient donnés conformément au présent règlement ou conformément à la loi.

• Rédige et fait parvenir toutes communications jugées utiles aux parents du club et au responsable des communications.
• Achemine les documents officiels à l’entraîneur.
• Envoie les avis de convocation pour les réunions du CA.
• Rédige les procès-verbaux des réunions avec l’aide du président.
• Prépare une liste des actions à entreprendre et assure la mise à jour après rencontre du conseil d’administration.
• Envoie les avis de convocation pour l’assemblée annuelle dans les délais prescrits (2 semaines avant la date).
• Voit à la mise à jour des statuts et règlements du club.
• Responsable des rapports d’antécédents judiciaires.

Le trésorier :
Il s’assure de la bonne tenue des livres et registres comptables. Il assure une surveillance diligente des pratiques et opérations financières de la Corporation. Il s’assure de la préparation des états financiers annuels et du rapport annuel aux membres.

• Vérifie le travail de l’adjoint administratif et s’assure qu’il soit conforme.
• Vérifie la tenue des livres et prend contact avec la comptable régulièrement.
• Exerce le contrôle financier (factures, achats, etc.).
• Élabore un budget annuel en collaboration avec le CA.
• Signe les chèques.
• Présente un rapport financier sur une base régulière au CA.

Les administrateurs :

Les administrateurs, qui sont au nombre minimal de 7, sont élus pour une période de deux ans, lors de l’assemblée annuelle. Chaque année, en alternance, il y aura la moitié des postes électifs, ceci pour assurer la continuité de la gestion du club. Un administrateur peut être réélu pour un nombre indéterminé de mandats. Nonobstant ce qui précède, le mandat d’un administrateur se termine par son décès, sa démission, son inéligibilité aux termes de l’article 327 du Code civil du Québec ou par la perte de la qualité de membre de la Corporation du membre.

Le conseil d’administration est responsable de déterminer et assigner les rôles et responsabilités aux autres administrateurs pour le bon fonctionnement du club. Exemple : responsable des officiels, responsable des communications, etc.